Politique de confidentialité

1. Objet de la présente Politique

Aethera Technologie S.E.N.C. (« Aethera », « nous » ou « la société ») accorde une grande importance à la protection de la vie privée et au traitement responsable des renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre du site Web, des plateformes, des applications et de l'ensemble des services numériques que nous exploitons (collectivement, le « Site » ou les « Services »), conformément aux lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 »).

En utilisant les Services, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique. Les termes débutant par une majuscule et non définis ici ont le sens qui leur est attribué dans les Mentions légales du Site.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, Aethera Technologie S.E.N.C. a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, chargée de veiller au respect de la présente Politique et de la législation applicable :

Toute question, demande d'accès, demande de rectification ou plainte relative à vos renseignements personnels peut être adressée à cette personne aux coordonnées ci-dessus.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

Selon votre utilisation des Services, nous pouvons recueillir les catégories de renseignements suivantes :

• Renseignements que vous nous fournissez : nom, adresse courriel, identifiants de compte, mot de passe, ainsi que le contenu de vos communications et des demandes que vous soumettez aux Services, y compris vos interactions avec nos outils d'intelligence artificielle.
• Renseignements de facturation : renseignements nécessaires au traitement des paiements et à la gestion des abonnements. Les transactions par carte sont traitées par notre prestataire de paiement; nous ne conservons pas vos numéros de carte complets.
• Renseignements recueillis automatiquement : adresse IP, identifiants et caractéristiques de l'appareil, type de navigateur et système d'exploitation, pages consultées, dates et heures de connexion, et renseignements recueillis au moyen de témoins de connexion (section 10).
• Renseignements provenant de tiers : le cas échéant, renseignements transmis par des fournisseurs ou partenaires agissant conformément à la loi.

Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sensibles sans obtenir votre consentement exprès lorsque celui-ci est requis par la loi.

4. Fins de la collecte et de l'utilisation

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• fournir, exploiter, maintenir et sécuriser les Services et votre compte;
• vous authentifier et protéger l'accès à votre compte;
• traiter les paiements et gérer les abonnements;
• répondre à vos demandes et vous fournir le soutien à la clientèle;
• vous transmettre des communications relatives aux Services et, avec votre consentement lorsque requis, des communications commerciales;
• améliorer, développer et personnaliser les Services, y compris la qualité et la performance de nos systèmes d'intelligence artificielle (section 6);
• réaliser des analyses et des statistiques, généralement à partir de données agrégées ou anonymisées;
• prévenir la fraude, les abus et les atteintes à la sécurité;
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous n'utilisons les renseignements qu'aux fins déterminées au moment de la collecte ou à des fins compatibles avec celles-ci.

5. Consentement

La collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels reposent sur votre consentement ou sur un autre fondement prévu par la loi. Votre consentement est demandé en termes clairs et simples, pour des fins déterminées. Lorsque la loi l'exige, notamment pour des renseignements sensibles, un consentement exprès est obtenu.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec le responsable (section 2), sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables et d'un préavis raisonnable. Le retrait de votre consentement peut limiter votre capacité à utiliser certains Services.

6. Amélioration des Services et intelligence artificielle

En tant qu'entreprise d'intelligence artificielle, nous pouvons utiliser certains renseignements pour exploiter, évaluer et améliorer la qualité, la fiabilité et la performance de nos Services et de nos systèmes.

Lorsque des renseignements sont utilisés à des fins de développement ou d'amélioration, nous privilégions le recours à des données anonymisées ou agrégées, ou limitons l'utilisation des renseignements permettant de vous identifier directement. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

7. Communication des renseignements à des tiers

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans les cas suivants :

• à nos fournisseurs de services et sous-traitants (section 8), agissant pour notre compte et tenus à des obligations de confidentialité et de sécurité;
• lorsque la loi l'exige ou pour répondre à une demande légale valide, ou pour établir, exercer ou défendre nos droits et assurer notre sécurité ou celle d'autrui;
• dans le cadre d'une transaction d'entreprise (fusion, acquisition ou réorganisation), sous réserve de protections appropriées;
• avec votre consentement ou à votre demande.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

8. Fournisseurs de services et sous-traitants

Nous faisons appel à des fournisseurs pour exploiter les Services, notamment :

• Hébergement et infrastructure : OVH Hébergement Inc. (OVHcloud), dont les serveurs sont situés à Beauharnois (Québec), Canada;
• Traitement des paiements : un prestataire de paiement spécialisé et conforme aux normes de l'industrie (par exemple Stripe);
• Communications et autres services techniques : services de courriel, de mesure d'audience et d'analytique, le cas échéant.

Ces fournisseurs n'ont accès aux renseignements que dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs services et sont liés par des obligations de confidentialité et de sécurité. La liste des fournisseurs peut être mise à jour de temps à autre.

9. Communication à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs peuvent être situés à l'extérieur du Québec ou du Canada. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et veillons à ce que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, notamment au moyen d'engagements contractuels appropriés.

10. Témoins de connexion (cookies)

Nous utilisons des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies similaires pour assurer le bon fonctionnement du Site, mémoriser vos préférences, mesurer la fréquentation et améliorer votre expérience. Ces témoins peuvent être :

• nécessaires, au fonctionnement et à la sécurité du Site;
• de mesure et de performance, pour comprendre l'utilisation du Site;
• de préférences, pour mémoriser vos choix.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour accepter, refuser ou supprimer les témoins. Le refus de certains témoins peut toutefois affecter le fonctionnement de certaines fonctionnalités du Site.

11. Conservation et destruction des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour la durée de votre relation avec nous, ainsi que pour respecter nos obligations légales, comptables et réglementaires.

Lorsque les fins sont accomplies, nous détruisons ou anonymisons les renseignements personnels conformément à la loi.

12. Sécurité des renseignements

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité raisonnables — techniques, physiques et organisationnelles — pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol ainsi que l'accès, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures comprennent notamment le chiffrement des communications, le contrôle des accès et la limitation de l'accès aux seules personnes autorisées.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n'étant totalement sûre, nous ne pouvons toutefois garantir une sécurité absolue.

13. Vos droits

Sous réserve des conditions et des exceptions prévues par la loi, vous disposez des droits suivants à l'égard de vos renseignements personnels :

• Accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements vous concernant et y accéder;
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• Retrait du consentement : retirer votre consentement, sous réserve des restrictions applicables;
• Portabilité : recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou en demander la communication à un tiers;
• Désindexation et cessation de diffusion : dans les cas prévus par la loi;
• Plainte : déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information (section 18).

Pour exercer vos droits, communiquez avec le responsable (section 2). Nous donnons suite à votre demande dans les délais prévus par la loi (généralement dans les 30 jours). Nous pourrons vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

14. Décisions fondées sur un traitement automatisé

Lorsqu'une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, nous vous en informons. Sur demande, nous vous indiquons les renseignements utilisés pour rendre la décision, les principaux facteurs ayant mené à celle-ci, ainsi que votre droit de faire rectifier ces renseignements, et nous vous donnons l'occasion de présenter vos observations à un membre de notre personnel en mesure de réviser la décision.

15. Renseignements personnels des mineurs

Les Services ne s'adressent pas aux personnes mineures de moins de 14 ans, et nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale. Si nous apprenons avoir recueilli de tels renseignements sans le consentement requis, nous les supprimons.

Lorsque la loi l'exige, les paramètres de confidentialité assurant le plus haut niveau de protection s'appliquent par défaut.

16. Incidents de confidentialité

Nous avons mis en place des mesures pour prévenir et gérer les incidents de confidentialité. En cas d'incident présentant un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, nous prenons les mesures raisonnables pour en diminuer les risques et, conformément à la loi, nous avisons la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, et nous consignons l'incident dans un registre.

17. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons modifier la présente Politique à tout moment, notamment pour l'adapter à l'évolution des Services ou du cadre légal et réglementaire applicable. La version applicable est celle en vigueur au moment de votre utilisation des Services; la date de dernière mise à jour figure en tête du présent document. Nous vous invitons à consulter régulièrement la présente Politique.

18. Plaintes et Commission d'accès à l'information

Si vous estimez que nous n'avons pas respecté vos droits ou la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels, vous pouvez d'abord communiquer avec notre responsable (section 2).

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI), l'autorité de surveillance compétente.

19. Comment nous joindre

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